Im Vorbeiklicken: Stadt stellt 2019 auf elektronische Rechnungen um

Digitalisierung der Stadtverwaltung geht voran. Die Umstellung auf elektronische Rechnungen startet Anfang 2019.
Eine Firma schickt der Stadt Marburg eine Rechnung für Büromaterial und die Stadtverwaltung verschickt ihrerseits eine Rechnung an den Käufer einer Stadtschrift. Bislang geschieht das jeweils in Papierform. Mit dem Jahreswechsel stellt die Stadtverwaltung nun auf die Digitalisierung der Rechnungen um.
Damit wird sie effizienter und spart rund 40 laufende Regalmeter Ablagefläche für Aktenordner pro Jahr. Elektronische Rechnungen sind effizienter, schneller, transparenter, einfacher zu handhaben, günstiger und umweltfreundlicher. Die Stadt Marburg beginnt mit dem neuen Jahr mit der Umstellung auf die Digitalisierung von Rechnungen und Zahlungsanordnungen und profitiert damit von vielen Vorteilen.
„Bislang wird das Kassenbelegarchiv bei der Stadt Marburg in Papierform empfangen, bearbeitet und abgeheftet“, berichtete Oberbürgermeister Dr. Thomas Spies. „“Das bedeutet: Alle Rechnungen müssen ausgedruckt und abgeheftet werden. Das ist ein riesiger Aufwand und hoher Papierverbrauch.“
Diese Rechnungen wandern dann einmal im Jahr von der Kasse ins Rechnungsprüfungsamt zur Erstellung des Jahresabschlusses. Ist der fertig, wandern die Kisten voller Aktenordner in den Archivraum am Markt 9, wo sie gemäß Gesetz zehn Jahre aufbewahrt werden.
Jedes Mal werden Ordner bewegt, die 40 laufende Regalmeter füllen. Mit der elektronischen Rechnungsverarbeitung wird das der Vergangenheit angehören.
„Außerdem wird die Umstellung auf elektronische Rechnungen dazu beitragen, den Papierverbrauch der Verwaltung weiter zu senken“, erklärte der Oberbürgermeister. Im Jahr 2017 haben die Stadtverwaltung und die Hausdruckerei zusammen 6,1 Millionen Blatt Papier im A4-Format verbraucht. Rund 75 Prozent davon waren Recyclingpapier.
Nicht nur das Einsparen von Papier und damit die Umweltfreundlichkeit ist ein Vorteil der elektronischen Rechnungen, sondern auch die Effizienz. Alle, die eine Rechnung bearbeiten, prüfen oder ansehen müssen, können die digitale Rechnung zeitgleich am Computer öffnen. Bislang ist die Original-Rechnung mehrere Tage unterwegs, wenn sie zwischen verschiedenen Fachdiensten ausgetauscht werden muss, schon allein, weil viele Fachbereiche in unterschiedlichen Gebäuden untergebracht sind.
„Bei Stichproben haben wir bis zu 27 Aktionen pro Rechnung festgestellt“, erläuterte Dr. Karen Verbist von der Koordinierungsstelle Digitale Verwaltung. In diesen Extremfällen ging die Rechnung in verschiedene Sekretariate, zu mehreren Mitarbeiterinnen und Mitarbeitern, Fachdienstleitungen und zwischendurch immer wieder in die Botenmeisterei zum Transport zwischen den Fachdiensten an verschiedenen Standorten.
Die digitalen Rechnungen sparen also Zeit, Platz und Arbeitskraft. Sie können schneller bearbeitet und auch angewiesen werden.
Außerdem ist der Verlauf transparenter. Alle beteiligten Mitarbeiterinnen und Mitarbeiter können schneller recherchieren, in welchen Bearbeitungsstand sich eine Rechnung befindet.
„Bei der Digitalisierung arbeiten wir von innen nach außen“, erklärte Verbist. „Stellen wir uns das Ganze wie den Erdaufbau vor: Wir beginnen damit, alle Rechnungen digital abzulegen. Das ist der Kern des Ganzen.“
Dann sei der nächste Schritt, die digitale Bearbeitung der Rechnungen zu ermöglichen. Das sei der Erdmantel.
Zum Abschluss kommt schließlich die Erdoberfläche. Rechnungen können digital oder als e-Rechnung versendet und empfangen werden.
Die Stadt Marburg beginnt zum Jahresanfang mit zwei Schritten zugleich: Rechnungen, die bei der Verwaltung eintreffen, werden eingescannt und digital abgelegt. Anschließend können sie von den Beteiligten auch digital eingesehen und weiterbearbeitet werden.
Mit der Umstellung starten ab Januar 2019 zunächst die Fachdienste „Unterstützung kommunaler Gremien“, „Personal- Organisations- und Beteiligungsmanagement“, „Technische Dienste“ und „Brandschutz“. Danach werden Schritt für Schritt die weiteren Fachdienste der Stadtverwaltung auf digitale Rechnungsablage und -bearbeitung umgestellt.
„Sobald diese ersten beiden Schritte jeweils bei einem Fachdienst funktionieren, nimmt der jeweilige Fachdienste auch per Mail eingeschickte Rechnungen an und kann Rechnungen selbst digital versenden“, erläuterte Verbist. Darüber werden die Fachdienste dann separat ihre Auftragnehmer informieren.
„Die Umstellung der gesamten Stadtverwaltung mit rund 1.400 Mitarbeiterinnen und Mitarbeitern funktioniert nicht zu einem Stichtag“, bemerkte Dr. Nicole Pöttgen. Die Fachbereichsleiterin „Zentrale Dienste“ zeichnet für die Digitalisierung der Stadtverwaltung verantwortlich. „Alle, die mit Rechnungen und Zahlungsanordnungen arbeiten, müssen geschult werden.“
Dazu werde es viele Schulungstermine geben, denn das Bearbeiten von Rechnungen ist in der Marburger Stadtverwaltung dezentral geregelt. Die Fachdienste vergeben selbst Aufträge und bekommen damit Rechnungen direkt an ihre Adresse. Einige Fachdienste schreiben auch selbst Rechnungen.
Auch für diejenigen, die der Stadt Marburg Rechnungen einreichen, ist die Digitalisierung attraktiv: Sie sparen Druckkosten, Papier, Umschläge und Porto. „Wer möchte, kann seine Rechnungen aber auch nach wie vor in Papierform schicken“, betonte Spies. „Dann werden sie in der Stadtverwaltung eingescannt und weiterbearbeitet.“
Die Europäische Union (EU) hatte bereits 2014 die Richtlinie zur elektronischen Rechnungstellung beschlossen. Damit gibt sie vor, dass etwa bei großen, europaweiten Ausschreibungen e-Rechnungen bei öffentlichen Aufträgen angenommen werden müssen.
Die EU-Vorgabe wurde mit einem Bundesgesetz in Deutschland umgesetzt, dass die e-Rechnung in den Kommunen bis zum 27. November 2019 zur Pflicht macht. Mögliche Formate sind zum Beispiel „x-Rechnung“ und „Zugferd“.
Die Bundesdruckerei etwa habe schon umgestellt und versende e-Rechnungen. Sie unterscheiden sich technisch von Rechnungen im PDF-Format: Die e-Rechnung ist ein besonderes, auslesbares Datenformat.
Der Computer kann hier die Zahlen und Daten direkt automatisiert strukturiert verarbeiten. Das klappt beim PDF nicht. Die Stadt Marburg werde im nächsten Jahr sowohl PDF als auch e-Rechnungen annehmen.
Nicht betroffen von der Digitalisierung sind zunächst Bescheide, die die Stadt Marburg verschickt. Denn: „Bescheide müssen rechtssicher zugestellt werden“, begründete Pöttgen diese Vorgehensweise. „Das werden wir nach wie vor in Papierform machen.“

* pm: Stadt Marburg

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