Digitalisierung der Stadtverwaltung geht voran. Die Umstellung auf elektronische Rechnungen startet Anfang 2019.
\nEine Firma schickt der Stadt Marburg eine Rechnung f\u00fcr B\u00fcromaterial und die Stadtverwaltung verschickt ihrerseits eine Rechnung an den K\u00e4ufer einer Stadtschrift. Bislang geschieht das jeweils in Papierform. Mit dem Jahreswechsel stellt die Stadtverwaltung nun auf die Digitalisierung der Rechnungen um.
\nDamit wird sie effizienter und spart rund 40 laufende Regalmeter Ablagefl\u00e4che f\u00fcr Aktenordner pro Jahr. Elektronische Rechnungen sind effizienter, schneller, transparenter, einfacher zu handhaben, g\u00fcnstiger und umweltfreundlicher. Die Stadt Marburg beginnt mit dem neuen Jahr mit der Umstellung auf die Digitalisierung von Rechnungen und Zahlungsanordnungen und profitiert damit von vielen Vorteilen.
\n„Bislang wird das Kassenbelegarchiv bei der Stadt Marburg in Papierform empfangen, bearbeitet und abgeheftet“, berichtete Oberb\u00fcrgermeister Dr. Thomas Spies. „“Das bedeutet: Alle Rechnungen m\u00fcssen ausgedruckt und abgeheftet werden. Das ist ein riesiger Aufwand und hoher Papierverbrauch.“
\nDiese Rechnungen wandern dann einmal im Jahr von der Kasse ins Rechnungspr\u00fcfungsamt zur Erstellung des Jahresabschlusses. Ist der fertig, wandern die Kisten voller Aktenordner in den Archivraum am Markt 9, wo sie gem\u00e4\u00df Gesetz zehn Jahre aufbewahrt werden.
\nJedes Mal werden Ordner bewegt, die 40 laufende Regalmeter f\u00fcllen. Mit der elektronischen Rechnungsverarbeitung wird das der Vergangenheit angeh\u00f6ren.
\n„Au\u00dferdem wird die Umstellung auf elektronische Rechnungen dazu beitragen, den Papierverbrauch der Verwaltung weiter zu senken“, erkl\u00e4rte der Oberb\u00fcrgermeister. Im Jahr 2017 haben die Stadtverwaltung und die Hausdruckerei zusammen 6,1 Millionen Blatt Papier im A4-Format verbraucht. Rund 75 Prozent davon waren Recyclingpapier.
\nNicht nur das Einsparen von Papier und damit die Umweltfreundlichkeit ist ein Vorteil der elektronischen Rechnungen, sondern auch die Effizienz. Alle, die eine Rechnung bearbeiten, pr\u00fcfen oder ansehen m\u00fcssen, k\u00f6nnen die digitale Rechnung zeitgleich am Computer \u00f6ffnen. Bislang ist die Original-Rechnung mehrere Tage unterwegs, wenn sie zwischen verschiedenen Fachdiensten ausgetauscht werden muss, schon allein, weil viele Fachbereiche in unterschiedlichen Geb\u00e4uden untergebracht sind.
\n„Bei Stichproben haben wir bis zu 27 Aktionen pro Rechnung festgestellt“, erl\u00e4uterte Dr. Karen Verbist von der Koordinierungsstelle Digitale Verwaltung. In diesen Extremf\u00e4llen ging die Rechnung in verschiedene Sekretariate, zu mehreren Mitarbeiterinnen und Mitarbeitern, Fachdienstleitungen und zwischendurch immer wieder in die Botenmeisterei zum Transport zwischen den Fachdiensten an verschiedenen Standorten.
\nDie digitalen Rechnungen sparen also Zeit, Platz und Arbeitskraft. Sie k\u00f6nnen schneller bearbeitet und auch angewiesen werden.
\nAu\u00dferdem ist der Verlauf transparenter. Alle beteiligten Mitarbeiterinnen und Mitarbeiter k\u00f6nnen schneller recherchieren, in welchen Bearbeitungsstand sich eine Rechnung befindet.
\n„Bei der Digitalisierung arbeiten wir von innen nach au\u00dfen“, erkl\u00e4rte Verbist. „Stellen wir uns das Ganze wie den Erdaufbau vor: Wir beginnen damit, alle Rechnungen digital abzulegen. Das ist der Kern des Ganzen.“
\nDann sei der n\u00e4chste Schritt, die digitale Bearbeitung der Rechnungen zu erm\u00f6glichen. Das sei der Erdmantel.
\nZum Abschluss kommt schlie\u00dflich die Erdoberfl\u00e4che. Rechnungen k\u00f6nnen digital oder als e-Rechnung versendet und empfangen werden.
\nDie Stadt Marburg beginnt zum Jahresanfang mit zwei Schritten zugleich: Rechnungen, die bei der Verwaltung eintreffen, werden eingescannt und digital abgelegt. Anschlie\u00dfend k\u00f6nnen sie von den Beteiligten auch digital eingesehen und weiterbearbeitet werden.
\nMit der Umstellung starten ab Januar 2019 zun\u00e4chst die Fachdienste „Unterst\u00fctzung kommunaler Gremien“, „Personal- Organisations- und Beteiligungsmanagement“, „Technische Dienste“ und „Brandschutz“. Danach werden Schritt f\u00fcr Schritt die weiteren Fachdienste der Stadtverwaltung auf digitale Rechnungsablage und -bearbeitung umgestellt.
\n„Sobald diese ersten beiden Schritte jeweils bei einem Fachdienst funktionieren, nimmt der jeweilige Fachdienste auch per Mail eingeschickte Rechnungen an und kann Rechnungen selbst digital versenden“, erl\u00e4uterte Verbist. Dar\u00fcber werden die Fachdienste dann separat ihre Auftragnehmer informieren.
\n„Die Umstellung der gesamten Stadtverwaltung mit rund 1.400 Mitarbeiterinnen und Mitarbeitern funktioniert nicht zu einem Stichtag“, bemerkte Dr. Nicole P\u00f6ttgen. Die Fachbereichsleiterin „Zentrale Dienste“ zeichnet f\u00fcr die Digitalisierung der Stadtverwaltung verantwortlich. „Alle, die mit Rechnungen und Zahlungsanordnungen arbeiten, m\u00fcssen geschult werden.“
\nDazu werde es viele Schulungstermine geben, denn das Bearbeiten von Rechnungen ist in der Marburger Stadtverwaltung dezentral geregelt. Die Fachdienste vergeben selbst Auftr\u00e4ge und bekommen damit Rechnungen direkt an ihre Adresse. Einige Fachdienste schreiben auch selbst Rechnungen.
\nAuch f\u00fcr diejenigen, die der Stadt Marburg Rechnungen einreichen, ist die Digitalisierung attraktiv: Sie sparen Druckkosten, Papier, Umschl\u00e4ge und Porto. „Wer m\u00f6chte, kann seine Rechnungen aber auch nach wie vor in Papierform schicken“, betonte Spies. „Dann werden sie in der Stadtverwaltung eingescannt und weiterbearbeitet.“
\nDie Europ\u00e4ische Union (EU) hatte bereits 2014 die Richtlinie zur elektronischen Rechnungstellung beschlossen. Damit gibt sie vor, dass etwa bei gro\u00dfen, europaweiten Ausschreibungen e-Rechnungen bei \u00f6ffentlichen Auftr\u00e4gen angenommen werden m\u00fcssen.
\nDie EU-Vorgabe wurde mit einem Bundesgesetz in Deutschland umgesetzt, dass die e-Rechnung in den Kommunen bis zum 27. November 2019 zur Pflicht macht. M\u00f6gliche Formate sind zum Beispiel „x-Rechnung“ und „Zugferd“.
\nDie Bundesdruckerei etwa habe schon umgestellt und versende e-Rechnungen. Sie unterscheiden sich technisch von Rechnungen im PDF-Format: Die e-Rechnung ist ein besonderes, auslesbares Datenformat.
\nDer Computer kann hier die Zahlen und Daten direkt automatisiert strukturiert verarbeiten. Das klappt beim PDF nicht. Die Stadt Marburg werde im n\u00e4chsten Jahr sowohl PDF als auch e-Rechnungen annehmen.
\nNicht betroffen von der Digitalisierung sind zun\u00e4chst Bescheide, die die Stadt Marburg verschickt. Denn: „Bescheide m\u00fcssen rechtssicher zugestellt werden“, begr\u00fcndete P\u00f6ttgen diese Vorgehensweise. „Das werden wir nach wie vor in Papierform machen.“<\/p>\n
* pm: Stadt Marburg<\/p>\n","protected":false},"excerpt":{"rendered":"
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